E-defter süreci, mükellefler için genellikle “hangi sertifikayla imzalanıyor” sorusuyla karışıyor — çünkü e-defter, mali mühürün yanında mali müşavirin kendi e-imzasıyla da imzalanabiliyor. Bu yazıda bu iki yolun ne zaman kullanıldığını anlatıyoruz.
E-defterin mali mühürle ilişkisi
Yevmiye defteri ve büyük defter her ay elektronik ortamda oluşturulur. Bu defterlerin özet niteliğindeki berat dosyaları, mali mühür veya nitelikli elektronik sertifika (e-imza) ile imzalanarak Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine yüklenir.
Berat yüklenmeden defterin hukuki bir hükmü yoktur — yani defteri elektronik ortamda oluşturmuş olmak yetmez, beratın süresinde imzalanıp yüklenmesi gerekir.
Kim imzalayabilir?
İki yol var:
- Şirketin kendi mali mührü ile — tüzel kişi mükellefler için standart yöntem.
- Mali müşavirin kendi e-imzası ile — mükellef yetki verdiğinde, e-defterler mali müşavirler veya özel entegratörler tarafından imzalanabilir.
Hangi yöntemin kullanılacağı, mükellef ile mali müşavir arasındaki yetkilendirmeye ve kullanılan muhasebe/e-defter yazılımının yapılandırmasına bağlıdır.
| Şirketin mali mührü | Mali müşavirin e-imzası | |
|---|---|---|
| Kimin adına imzalanır | Şirketin tüzel kişiliği | Mali müşavirin kendi kimliği |
| Gerekli yetkilendirme | Yok — şirket kendi mührünü kullanır | Mükellefin müşavire yetki vermesi gerekir |
| Kaç mükellef için tek sertifika yeter | Yalnızca 1 (o şirket) | Yetki verilen tüm mükellefler için aynı sertifika |
| En uygun olduğu durum | Az sayıda / tek mükellef | Çok sayıda mükellefi olan mali müşavir bürosu |
Mali müşavir olarak hangisini tercih etmelisiniz?
Az sayıda mükellefiniz varsa her mükellefin kendi mali mührüyle imzalaması daha basit bir yönetim modeli olabilir. Ancak çok sayıda mükellefi olan bir mali müşavirseniz, her ay onlarca mükellefin mali mührünü tek tek kullanmak yerine, yetki aldığınız mükellefler için kendi e-imzanızla toplu imzalama yapmak zaman kazandırır.
Bu konuda daha fazla bilgi için mali müşavirler için toplu e-imza yönetimi yazımıza bakabilirsiniz.
Berat yükleme süresini kaçırırsam ne olur?
E-defter beratlarının belirlenen süreler içinde yüklenmesi gerekir; süresinde yüklenmeyen beratlar için yasal yaptırımlar söz konusu olabilir. Güncel berat yükleme takvimini ve olası yaptırımları mali müşavirinizden veya GİB’in e-defter uygulaması duyurularından teyit etmenizi öneririz — bu tarihler yıldan yıla güncellenebiliyor.
Zaman damgası isteğe bağlı bir güvence
Mükellefler, GİB’e ilettikleri e-defterleri süresinde ilettiklerini kanıtlamak için isteğe bağlı olarak zaman damgalı berat dosyası da kullanabilir. Bu, ek bir ispat katmanı sağlar ama zorunlu değildir.
Sertifikanız yoksa veya süresi doluyorsa
Mali mührünüz yoksa veya süresi yaklaşıyorsa, berat yükleme döneminde son ana kalmadan yenilemeniz gerekir — mali mühür süresi doldu, ne olur yazımızda bu süreci anlattık.
Başlamak için
Mali mühür veya toplu e-imza ihtiyacınız için mali mühür fiyatları sayfasına bakabilir, mali müşavir olarak birden fazla mükellefiniz varsa mali müşavir paketleri sayfamızı inceleyebilirsiniz.