Şirket kuruluş işlemleri bittiğinde çoğu kişinin karşılaştığı tablo aynı: mali müşavir birkaç kısaltma sayıyor — e-imza, mali mühür, KEP, e-fatura — ve hangisinin gerçekten gerektiği, hangisinin sonra da alınabileceği net değil.
Bu yazıda üç sertifikayı kuruluş sonrası hangi sırayla gerektikleri üzerinden anlatıyoruz. Pazarlama dili yok; ihtiyacınız olmayan bir ürün varsa onu da açıkça yazdık.
Önce tek soruyu cevaplayın: şirketiniz hangi tipte?
Bu üç üründen hangilerinin gerektiği, neredeyse tamamen şirket tipinize bağlıdır.
| Şirket tipi | E-İmza | Mali Mühür | KEP |
|---|---|---|---|
| Şahıs şirketi / gerçek kişi mükellef | Gerekir | Gerekmez | Duruma bağlı |
| Limited şirket | Gerekir | Gerekir | Gerekir |
| Anonim şirket | Gerekir | Gerekir | Gerekir |
En sık yapılan hata, şahıs şirketi sahiplerinin kendilerine mali mühür alınmaya çalışılması. Şahıs şirketleri mali mühür kullanmaz — e-fatura ve e-arşiv işlemlerini kendi e-imzalarıyla yaparlar. Bu ayrımı bilmeyen bir satıcı size gereksiz bir ürün satabilir.
1. E-imza: neredeyse herkesin ilk ihtiyacı
Sıralamada ilk sıraya e-imzayı koymamızın sebebi basit: diğer iki ürünün kullanılabilmesi için çoğu durumda e-imza gerekir.
E-imza, gerçek kişiler adına düzenlenen ve ıslak imzanızla aynı hukuki sonucu doğuran nitelikli elektronik sertifikadır. Şirket sahibi olarak sizin adınıza düzenlenir — şirketin değil.
Kuruluş sonrası şu işlerde hemen karşınıza çıkar:
- MERSİS üzerindeki işlemler
- e-Devlet’te imza gerektiren başvurular
- KEP hesabınızın açılması ve kullanılması
- Şahıs şirketiyseniz e-fatura ve e-arşiv işlemleri
E-imzanın ne olduğunu ve nasıl çalıştığını ayrıntılı okumak isterseniz e-imza nedir yazısına, doğrudan almak isterseniz e-imza sayfasına bakabilirsiniz.
2. Mali mühür: yalnızca tüzel kişiler için
Limited veya anonim şirket kurduysanız, e-faturaya geçtiğiniz anda mali mühür gerekir.
Mali mühür, şirketin tüzel kişiliği adına düzenlenen elektronik mühürdür. Kişi adına değil, şirket adına işlem yapar; kabaca şirket kaşesinin elektronik karşılığı gibi düşünebilirsiniz.
Şu uygulamalarda kullanılır:
- e-Fatura
- e-Arşiv fatura
- e-Defter
- e-İrsaliye
Burada bilinmesi gereken önemli bir nokta var: mali mühür sertifikalarını yalnızca TÜBİTAK Kamu Sertifikasyon Merkezi üretir. Başka hiçbir kurum mali mühür üretemez. “Mali mührünüzü biz üretiyoruz” diyen bir firma varsa, doğru olan ifade “başvuru sürecinizi yönetiyoruz” olmalıdır. Bizim rolümüz de tam olarak budur: başvuruyu hazırlar, evrak eksiğini önler, kurulumu yapar ve cihazı kullanıma hazır olarak göndeririz.
Ayrıntı için mali mühür nedir yazısına bakın.
Ne zaman almalısınız?
E-fatura mükellefiyetiniz başlamadan önce. Ciro eşiğini aşarak kapsama girdiyseniz geçiş için belirlenmiş bir tarih olur; mali mühür başvurusunu o tarihten birkaç hafta önce başlatmak rahatlatıcıdır, çünkü üretim ve kargo süresi işin içine girer.
3. KEP adresi: resmi yazışmanın elektronik hâli
KEP (Kayıtlı Elektronik Posta), gönderenin ve alıcının kimliğinin doğrulandığı, gönderi içeriğinin değiştirilemez şekilde saklandığı ve gönderim ile teslim zamanının hukuken kayıt altına alındığı e-posta sistemidir.
Normal e-postadan farkı tek cümleyle şudur: normal e-postada “ben bunu gönderdim” demeniz yeterli değildir; KEP’te ispat edilebilir.
Türk Ticaret Kanunu, sermaye şirketlerinin belirli bildirimlerini kayıtlı elektronik posta ile yapmasını öngörür. Yükümlülüğün sizin şirketinize tam olarak nasıl uygulandığını mali müşavirinizle teyit etmenizi öneririz — bu konuda kesin konuşan satıcılara temkinli yaklaşın.
KEP hakkında ayrıntı: KEP nedir.
KEP hesabını kullanabilmek için geçerli bir e-imzaya ihtiyacınız var. Bu yüzden KEP’i e-imzadan önce almanın pratik bir faydası yok.
Sıralamayı özetlersek
- E-imza — kuruluş sonrası ilk alınacak. Diğerlerinin kullanımı buna bağlı.
- Mali mühür — limited/anonim şirketseniz, e-faturaya geçmeden önce.
- KEP adresi — sermaye şirketiyseniz resmi yazışma yükümlülüğünüz için.
Şahıs şirketiyseniz liste iki maddeye iner: e-imza, ve gerekiyorsa KEP.
Üçünü ayrı ayrı mı almalı?
Gerekmiyor. Üçüne birden ihtiyacınız varsa aynı anda başvurmak hem daha ucuz hem daha az uğraş demek: aynı evrakları üç kez hazırlamazsınız ve üç cihaz da kurulumu yapılmış hâlde tek seferde elinize ulaşır.
Fiyatları ve ne kadar tasarruf ettiğinizi paketler sayfasında açıkça yazıyoruz — sormanıza gerek yok.
Sonra ne oluyor?
Normalde sertifikalar elinize ulaştığında iş bitmiyor: USB token’ın sürücüsünün kurulması, sertifikanın tanıtılması ve e-fatura portalıyla eşleştirilmesi gerekiyor. Bu adım, sektörde en çok şikâyet edilen yer — çünkü çoğu firma cihazı gönderip kullanıcıyı kendi başına bırakıyor.
Biz bu işi kargoya vermeden önce hallediyoruz. Sertifika token’a yükleniyor, sürücü kuruluyor, cihazın çalıştığı test ediliyor ve kutu aynı gün yola çıkıyor. Size düşen tek şey takmak: yaklaşık 10 dakika içinde ilk imzanızı atmış oluyorsunuz. Bunun için ek ücret almıyoruz.
Sertifikalar dışında, ticaret sicili tescilinden vergi levhasına, e-tebligat aktivasyonundan oda kaydına kadar kuruluş sonrası yapmanız gereken diğer işlemlerin tam sırasını şirket kuruluşu sonrası vergi dairesi ve ticaret sicili işlemleri yazımızda topladık.
Emin değilseniz
Şirket tipinizi söylemeniz yeterli; hangisinin gerektiğini bir dakikada netleştirebiliriz. İhtiyacınız tek üründeyse bunu açıkça söyleriz — gereksiz ürün satmak kısa vadeli bir kazanç, uzun vadeli bir itibar kaybıdır.
İletişim sayfasından bize ulaşabilirsiniz.